Jak archiwizować dokumenty w firmie? Sprawdź, jak je przechowywać

Każda firma, niezależnie od wielkości ma obowiązek przestrzegania zasad dotyczących przechowywania i archiwizacji dokumentów. Obecne rozwiązania technologiczne otwierają przed przedsiębiorcami możliwość przeniesienia ważnych akt do wersji elektronicznej. Poniżej przyjrzymy się dostępnym sposobom na organizację niezbędnych dokumentów przez firmy.

Spis treści:

1. Jak przechowywać dokumenty w firmie – ogólne zasady
2. Jak archiwizować dokumenty w firmie – kluczowe problemy z wersją papierową
3. Archiwizacja dokumentów w wersji elektronicznej

Jak przechowywać dokumenty w firmie – ogólne zasady

Kluczowymi zasadami dotyczącymi tego, jak przechowywać dokumenty w firmie jest ich organizacja w jednej przestrzeni, która pozwoli ograniczyć dostęp osobom niepowołanym. Wiąże się z tym również odpowiednie zabezpieczenie takiego miejsca poprzez zastosowanie środków ograniczenia dostępu lub ustalenia indywidualnych preferencji dostępu w przypadku elektronicznej dokumentacji. Przechowywanie i archiwizacja dotyczy dokumentów podatkowych, kadrowych, ZUS, inwentaryzacji oraz reklamacji. Każdy rodzaj można zutylizować po jasno kreślonym przez przepisy czasie, co ważne, do wyznaczonego momentu dokumenty nie mogą ulec zniszczeniu lub zgubieniu, za co grozi kara grzywny.

Jak archiwizować dokumenty w firmie – kluczowe problemy z wersją papierową

Działania związane z tym, jak archiwizować dokumenty w firmie mogą wykorzystywać wersję papierową, czyli najbardziej popularną formę. Takie akta przechowywane są w opisanych segregatorach lub pudłach i umieszczane zazwyczaj w wielkich magazynach. Taka forma archiwizacji dokumentów jest jednak bardzo kosztowna ze względu na konieczność posiadania lub wynajmu odpowiednio dużej przestrzeni, czy zakupu artykułów papierniczych, które umożliwią odpowiednią segregację. Prowadzenie takiego archiwum pochłania również bezcenny czas, który należy poświęcić na ręczne uzupełniania, podział, wyszukiwanie i utylizację papierów.

Archiwizacja dokumentów w wersji elektronicznej

Rozwój technologii, a także zapisy w prawie dają możliwość prowadzenia archiwum dokumentów w wersji elektronicznej. To do przedsiębiorcy należy decyzja o sposobie przechowywania ważnych akt, a mając na uwadze rozwój firmy i stawiane przed nią w dzisiejszych czasach wyzwania, coraz więcej osób decyduje się na takie rozwiązanie. E teczki to sposób na ograniczenie kosztów związanych z przechowywaniem, ręcznym porządkowaniem i wyszukiwaniem, a przede wszystkim zapewnienie zwiększonej ochrony przed nieuprawnionym dostępem. Warto zdecydować się na archiwizację dokumentów w formie elektronicznej, to gwarancja stałego dostępu niezależnie od miejsca, czy urządzenia oraz lepszej i sprawnej organizacji pracy.